Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Betriebsprüfungen sind für Unternehmer:innen immer eine Ausnahmesituation, die mit viel Unsicherheit verbunden ist. Als Ihre Steuerberatungskanzlei ist es uns wichtig, heikle Themenfelder schon frühzeitig zu identifizieren und mögliche Nachzahlungen betragsmäßig einzugrenzen.

Es gibt eine Vielzahl an Stolpersteinen, die im Vorhinein vermieden werden können und damit auch das böse Erwachen bei der Betriebsprüfung. Die nachfolgenden Beispiele sollen einen Überblick über die diesbezüglichen Risiken und wie diese vermieden werden können geben.

 

Verspätete Übermittlung von Belegen

Übermitteln Sie uns Ihre Belege vollständig und vor allem zeitgerecht, da eine zu späte Übermittlung auch unsere Mitarbeiter:innen vor Herausforderungen stellt. Denn werden Belege im falschen Veranlagungszeitrum eingebucht oder die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen regelmäßig berichtigt, kommt es früher oder später im Falle einer Nachschau, Umsatzsteuersonderprüfung oder Betriebsprüfung gem. § 147 BAO zum bösen Erwachen. Auch die Berücksichtigung periodenfremder Belege mit der Jahressteuererklärung führt nur zu unnötigem Mehraufwand. Sollten auch Umsatzerlöse verspätet bekanntgegeben werden, ist jedenfalls an eine Selbstanzeige zu denken.

Klient K hat keine große Affinität zur Buchhaltung: Rechnungen kommen teils Monate zu spät, da K die Belege teils im Auto, teils in seiner Privatwohnung, teils im Unternehmen verstreut deponiert und daher keinerlei Überblick über deren Vollständigkeit hat. Überdies ist er – wie viele andere Klienten auch – mit der digitalen Belegzustellung seiner Lieferanten völlig überfordert: Teils müssten die Belege auf der Homepage des Lieferanten abgerufen werden, teils kommen sie per E-Mail, manchmal an ihn persönlich, manchmal an das Sekretariat – meist weiß er gar nicht so genau, wo man die Belege finden könnte. So kommt es, dass wir gemeinsam mit den Buchhaltungsunterlagen für März 2024 am 19. 4. 2024 Eingangsrechnungen aus 2022, 2023, Jänner und Februar 2024 erhalten.

Die Bestimmungen der §§ 131, 132 BAO dienen auch der besseren Überprüfbarkeit der Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen. Werden Belege nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, ist es schlicht unmöglich, eine BAO-konforme Buchhaltung zu erstellen, da es niemals möglich sein wird, die Geschäftsfälle zeitlich chronologisch zu erfassen. Damit wäre es dem Steuerpflichtigen jedoch jederzeit möglich, nach Belieben Belege zur Buchhaltung hinzuzufügen oder wieder zu entfernen. Vor dem Hintergrund dieser Überlegungen überrascht es wenig, dass Prüfer auf derartige formelle Mängel sensibel reagieren und insbesondere bei Hinzutreten materieller Mängel zur Schätzung greifen. Mitunter ist es jedoch mit der Schätzung und der damit einhergehenden Steuernachzahlung nicht getan: Gerade bei zusätzlichen materiellen Mängeln oder bei sehr hohen Zuschätzungen steigt das Risiko der Einleitung eines Finanzstrafverfahrens.

 

Fehlende oder offensichtlich unrichtige Aufzeichnungen

Eine ähnliche Problematik ergibt sich im Fall, dass Aufzeichnungen entweder gar nicht führen oder diese Aufzeichnungen offensichtliche Unrichtigkeiten aufweisen.

• Sie sind Einnahmen-Ausgaben-Rechner, führen aber kein Wareneingangsbuch.
• Sie führen kein Fahrtenbuch.
• Es gibt keine Inventur oder in der Inventur finden sich massive Fehler (Gegenstände, die im letzten Jahr ausgeschieden wurden, sind plötzlich wieder da; es werden mehr Waren verkauft als die Summe aus Einkauf und Anfangsbestand etc).

Fehlende BAO-Konformität von Aufzeichnungen birgt sowohl Schätzungsrisiken als auch finanzstrafrechtliche Risiken. Die Werte möglichst plausibel zu „schätzen“ bzw. anhand der vorhandenen Informationen zu rekonstruieren ist jedoch riskant. Inventurdaten sollten der tatsächlichen Bestandsaufnahme entspringen und nicht ungefähren Berechnungen.

 

Fehlende Belege und Unterlagen

Ein weiterer Ausgangspunkt möglicher unliebsamer Überraschungen sind fehlende Belege und Unterlagen. Hierbei sind besonders zwei Fallkonstellationen häufig vertreten, wenngleich mit recht unterschiedlichen Auswirkungen für die Beteiligten: Wir erhalten bis zur Fälligkeit der Umsatzsteuervoranmeldungen keinerlei Unterlagen, oder im Zuge der Betriebsprüfung erweist sich, dass zu einzelnen Buchungen keine Belege vorgelegt werden können.

Klient K hat keine große Affinität zur Buchhaltung. Wiederholt übermittelt er die Belege erst um Monate verspätet.

• Variante 1: Unsere Mitarbeiter:in gibt daher bis zum Vorliegen der Unterlagen keine Umsatzsteuervoranmeldungen ab.
• Variante 2: Um den Klienten vor Problemen mit dem Finanzamt zu schützen, schätzt unsere Mitarbeiter:in die Bemessungsgrundlagen auf Basis der bisherigen Geschäftsdaten des Klienten und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldungen stets fristgerecht.

Wird die Zahllast aus der Umsatzsteuervoranmeldung nicht spätestens fünf Tage nach Fälligkeit entrichtet und wird auch nicht die Höhe der Zahllast bis zu diesem Zeitpunkt bekanntgegeben, ist eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 49 Abs 1 lit a FinStrG verwirklicht. Wenn es aufgrund dessen auch noch dazu kommt, dass Umsatzsteuer nicht gezahlt oder zu Unrecht Vorsteuern gezogen werden, kann sogar das Delikt der Abgabenhinterziehung nach § 33 Abs 2 lit a FinstrG im Raum stehen. Dies bedeutet nicht nur für den Klienten ein finanzstrafrechtliches Risiko: Der VwGH geht davon aus, dass durch die Beauftragung des Steuerberaters die steuerlichen Pflichten des Mandanten auf den Steuerberater übergehen. Entsprechend kommt dieser im Fall der Nichtabgabe von Steuererklärungen des Klienten als unmittelbarer Täter einer Abgabenhinterziehung (oder, wie hier in Hinblick auf die Umsatzsteuervoranmeldung, einer Finanzordnungswidrigkeit) in Betracht. Voraussetzung für eine solche Strafbarkeit wegen Unterlassens ist jedoch die Möglichkeit zur Vornahme der gebotenen Handlung, hier also zur fristgerechten Abgabe der jeweiligen Steuererklärung. Wenn dies – mangels Vorliegens der Belege – nicht möglich ist, könnte eine Fristerstreckung das Problem lösen, dies kann jedoch nicht regelmäßig erfolgen.

Im Zuge einer Betriebsprüfung verlangt der Prüfer stichprobenartig die Vorlage von Belegen mit hohen Vorsteuern. Es stellt sich heraus, dass diese nicht vorliegen. Der Prüfer erkennt daraufhin den Vorsteuerabzug ab. Nach der Rechtsprechung des EuGH ist das Vorhandensein einer (formell ordnungsgemäßen) Rechnung keine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug – sowohl im Fall von Rechnungsmängeln als auch im Fall des gänzlichen Fehlens einer Rechnung ist daher der Verlust des Vorsteuerabzugs keine zwingende Folge. Der Steuerpflichtige kann bei formellen Rechnungsmängeln sowohl versuchen, eine Korrektur durch den Aussteller zu veranlassen, als auch im Fall der Unmöglichkeit der Korrektur (zB aufgrund von Insolvenz des Ausstellers) den Nachweis über die materiellen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug durch Vorlage anderer Unterlagen zu erbringen.

 

Vernichtung von Grundaufzeichnungen

Vernichtete Grundaufzeichnungen sind nach der Rechtsprechung des VwGH stets geeignet, die sachliche Richtigkeit der Bücher in Zweifel zu ziehen, und verpflichten die Abgabenbehörde zur Schätzung der Grundlagen für die Abgabenerhebung. Dabei wird in der Judikatur nicht nur die Vernichtung von Belegen oder Aufzeichnungen darunter subsumiert, sondern auch Fallkonstellationen, in denen die Vernichtung von Grundaufzeichnungen in der Laiensphäre vielleicht nicht so offenkundig ist, wie nachfolgende Beispiele zeigen.

 Folgende Konstellationen können im Rahmen von Betriebsprüfungen zur Annahme der Vernichtung von Grundaufzeichnungen und damit zu Schätzungen führen:

• auffällig hohe Zahl an Stornobuchungen in der Registrierkasse;
• Wegwerfen jener Unterlagen, die der Losungsermittlung dienen, auch wenn eine Reinschrift derselben vorliegt, zB auch beim Wegwerfen von Preisetiketten, wenn diese der Losungsermittlung zugrunde liegen;
• nicht mehr lesbares Thermopapier (Kassenbelege);
• Fehlen von Aufzeichnungen zum Getränkekonsum in der VIP-Lounge einer Veranstaltung, Fehlen von Getränkekarten der VIP-Lounge, sodass eine Verprobung des gesamten Wareneinsatzes der Veranstaltung nicht möglich ist;
• fehlende Aufbewahrung von eingelösten Rabattgutscheinen der Kunden bei einem Friseur.

Da Grundaufzeichnungen oftmals unverschuldet vernichtet werden könnten, ist es immer ratsam die Aufzeichnungen zusätzlich digital abzulegen, wie beispielsweise im Fall von Kassenbelegen die auf Thermopapier gedruckt wurden. Da ein solcher Kassenbeleg sehr schnell ausbleichen und damit unleserlich werden kann, ist eine digitale Kopie des Dokuments immer ratsam.

 

Rechnungen werden nicht korrekt ausgestellt

Bei der Erstellung von Rechnungen gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Dazu gehören Pflichtangaben wie eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Name des Rechnungsempfängers und der korrekte Steuersatz. Wenn Ihre Rechnungen diese Anforderungen nicht erfüllen, kann es dazu führen, dass der Betriebsprüfer sie nicht anerkennt, was möglicherweise zu Steuernachzahlungen führt, insbesondere wenn unrechtmäßig Vorsteuer geltend gemacht wurde. Kontrollieren Sie daher Ihre Ausgangsrechnungen sorgfältig, bevor Sie sie versenden. Dasselbe gilt für Ihre Eingangsrechnungen: Überprüfen Sie diese gründlich und wenden Sie sich bei Fehlern umgehend an den Rechnungssteller.

Klient K erhält Eingangsrechnung von einem Lieferanten aus einem anderen EU-Land (z.B. Amazon mit deutscher UID-Nr.), die als ig Lieferung ausgestellt werden sollte. Weil Klient K aber seine UID-Nummer nicht bekannt gegeben hat (und daher von Amazon wie ein Privater behandelt wird), wird die Rechnung mit der Umsatzsteuer des Ziellandes (wo die Ware hingeht = idR Österreich, 20% USt) oder des Ursprungslandes (wo die Ware herkommt = in unserem Beispiel Deutschland, 19% USt) ausgestellt.

Damit Rechnungen innergemeinschaftliche Lieferungen korrekt ausgestellt und eingebucht werden können, ist es notwendig, dass auch bei online Bestellungen stets die UID-Nummer angegeben wird. Beim Versandwarenhändler Amazon gibt es die Möglichkeit seine UID Nummer auch bei einem „normalen“ Konto zu hinterlegen, dann werden von dort an alle Amazon-Einkäufe als geschäftlich behandelt. Man braucht in der Regel also mind. 2 normale Amazon-Konten (1x privat, 1x geschäftlich). In diesem Fall kann aber nicht gewährleistet werden, dass die UID-Nummer immer berücksichtigt wird und man richtige Rechnungen erhält. Aus diesem Grund ist die Nutzung eines Amazon Business Kontos zu empfehlen, da die UID-Nummer bereits bei der Registrierung abgefragt wird und man dann die korrekten Rechnungen erhält.

 

Falsche Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist essenziell für den Erfolg deines Unternehmens. Oft wird das Kassenbuch jedoch nicht täglich geführt, was schnell zu Fehlern führen kann. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer feststellen, dass die Kassenführung ungenau war, was zu Hinzuschätzungen und unvermeidbaren Nachzahlungen führt. Um solche teuren Fehler zu vermeiden, sollten Sie Folgendes beachten:

• Führen Sie das Kassenbuch täglich und erfassen Sie alle Ein- und Ausgaben korrekt;
• Jede Buchung muss durch einen Beleg belegt werden;
• Der Kassenbestand darf niemals negativ sein;
• Die Kassenaufzeichnungen müssen sortiert, fortlaufend nummeriert und nach Umsatzsteuersätzen getrennt sein;
• Der Soll- und Ist-Bestand der Kasse muss jederzeit übereinstimmen;
• Fehlerhafte Einträge sollten so korrigiert werden, dass die ursprüngliche Information weiterhin lesbar und nachvollziehbar bleibt.

 

Private Ausgaben als Betriebsausgaben deklarieren

Ein weiterer häufiger Fehler in der Buchhaltung ist die Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben. Oft werden betriebliche Ausgaben vom Privatkonto beglichen oder private Kosten über das Geschäftskonto abgerechnet. Oftmals werden private Rechnungen auch ganz bewusst als Betriebsausgabe ausgegeben, wie beispielsweise Restaurantbesuche, die jedoch an einem Sonntag stattfinden oder auch Geschenke an private Freunde. Manche Ausgaben sind auf den ersten Blick als Privatausgaben zu erkennen und sollten auch als solche deklariert werden. Bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt kommen diese Fälle bestimmt ans Licht und enden meistens mit Steuernachzahlungen, im schlimmsten Fall sogar mit einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Um dies zu vermeiden, sollten Sie ein separates Geschäftskonto eröffnen. Sämtliche geschäftlichen Ausgaben sollten ausschließlich über dieses Konto abgewickelt werden, während private Ausgaben nur über Ihr Privatkonto beglichen werden sollten. So bleibt die Buchführung sauber und übersichtlich.

 

Duplikate verfälschen das Buchhaltungsergebnis

Klient K hat wiederholt Rechnungen doppelt in seiner Buchhaltung eingebucht, da er sowohl das Original als auch die digital zugesandte Rechnung erfasst hat.

Doppelte Transaktionen oder Belege können die Buchhaltungsergebnisse verfälschen, was insbesondere bei Steuererklärungen Probleme verursacht. Diese Duplikate entstehen häufig durch Unachtsamkeit oder fehlende Kontrolle und könnten vom Finanzamt als vorsätzliche Täuschung gewertet werden.

 

Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung

Reisekosten- und Bewirtungsbelege sind besonders anfällig für Fehler. Die alleinige Abrechnung über Kreditkartendienste reicht nicht aus; die Originalbelege müssen geprüft, gebucht und archiviert werden. Quittungen, die einfach oder handschriftlich ausgestellt sind, genügen oft nicht den Anforderungen – fehlende Anschriften, unleserliche Daten oder nicht gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer machen sie ungültig für die Buchhaltung.

 

Fehler bei Privatkäufen und Käufen durch Dritte

Klient K entschied sich, ein kostengünstiges Angebot für Büroausstattung über eBay von einem Privatverkäufer zu nutzen. Da der Verkäufer jedoch keine Rechnung ausstellte, konnte K keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Der Kauf erfolgte bar, aber Klient K versäumte, die Geldübergabe schriftlich vom Verkäufer bestätigen zu lassen. Dadurch fehlten alle notwendigen Nachweise, um den Kauf korrekt als Betriebsausgabe zu verbuchen und steuerlich abzusetzen. Die Ausgabe konnte daher nicht steuerlich berücksichtigt werden.

Kleine Unternehmen neigen dazu, kostengünstige Angebote über Privatverkäufe oder Einkäufe durch Dritte zu nutzen. Käufe über Plattformen wie eBay von Privatverkäufern beinhalten keine Rechnung und erlauben keinen Vorsteuerabzug. Um den Kauf als Betriebsausgabe geltend zu machen, sollten alle relevanten Unterlagen wie das Verkaufsangebot, E-Mails und Zahlungsnachweise ausgedruckt und archiviert werden. Wenn die Ware beispielsweise bar bezahlt wird, sollte die Geldübergabe vom Verkäufer mit Name und Anschrift auf den ausgedruckten Belegen bestätigt werden. Ähnlich ist zu verfahren, wenn Dritte im Auftrag einkaufen: Eine Bestätigung über den Kauf im Namen des Unternehmens sowie die Rückerstattung des Betrags muss dokumentiert werden.

 

Fazit

Die Vermeidung von Fehlern in der Buchhaltung ist entscheidend, um Betriebsprüfungen erfolgreich zu bestehen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Eine sorgfältige Organisation und rechtzeitige Übermittlung der notwendigen Unterlagen sowie die korrekte Führung von Aufzeichnungen und Rechnungen sind wesentliche Maßnahmen, um Risiken zu minimieren. Unternehmer sollten sich ihrer Verantwortung bewusst sein und eng mit ihrer Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Nur so können finanzielle Belastungen und rechtliche Konsequenzen vermieden werden.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung  – Ihre Ansprechpartner!

 

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