Buchführung Archive – kth – Die Steuerberater & Wirtschaftsprüfer

Kategorie: Buchführung

4. November 2024

Die Kleintunternehmerregelung 2025

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Änderungen durch das Progressionsabgeltungsgesetz

Durch das Progressionsabgeltungsgesetz wurde mit Wirkung 01.01.2025 der Grenzbetrag für die Anwendung der Kleinunternehmerbefreiung auf brutto EUR 55.000 erhöht. Zudem ändert sich der Beobachtungszeitraum. Bis 2024 war auf den betreffenden Veranlagungszeitraum abzustellen. Ab 2025 werden die Umsatzgrenzen des vorangegangenen Kalenderjahres mit einbezogen. Die Grenzen dürfen demnach weder im vorangegangenen Kalenderjahr noch im laufenden Veranlagungszeitraum überschritten worden sein.

Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, tritt erst ab diesem Zeitpunkt die Steuerpflicht ein, ausgenommen es greift die Toleranzregel, welche auch neu geregelt wurde: Bisher durfte der Grenzumsatz innerhalb von 5 Jahren um maximal 15% überschritten werden. Diese Regelung entfällt ab 2025. Die Steuerbefreiung kann noch bis zum Ende des Kalenderjahres in Anspruch genommen werden, wenn die Kleinunternehmergrenze von brutto EUR 55.000 um nicht mehr als 10% brutto (EUR 60.500) überschritten wurde. Anderenfalls entsteht Steuerpflicht ab dem Zeitpunkt des Überschreitens mit dem Umsatz, der dieses Überschreiten bewirkt.  Für alle danach ausgeführten Umsätze ist die Befreiung nicht mehr anwendbar.

Rechnungsmerkmale

Für Kleinunternehmer gibt es ab 2025 zudem Erleichterungen hinsichtlich der Rechnungsmerkmale auf den auszustellenden Rechnungen. Enthalten sein müssen auf den Rechnungen des Kleinunternehmers nur mehr 6 von 11 Merkmalen:

  • Datum der Rechnung
  • Name und Anschrift des liefernden und leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung (bzw. Zeitraum)
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • Steuersatz

Bisher galten die verschlankten Rechnungsangaben nur für Kleinbetragsrechnungen bis zu EUR 400. Ab 2025 können aber alle Kleinunternehmer, unabhängig der Rechnungshöhe, von den Erleichterungen Gebrauch machen.

Wichtig bleibt aber weiterhin, die Steuerbefreiung aufgrund der Kleinunternehmerregelung iSd § 6 Abs. 1 Z 27 UstG auf der Rechnung anzuführen. Optiert ein Kleinunternehmer zur steuerpflichtigen Behandlung seiner Umsätze, entfällt die Erleichterung hinsichtlich der Rechnungsmerkmale und es müssen wie bisher alle 11 Rechnungsmerkmale angegeben werden.

Erweiterung auf andere EU-Mitgliedstaaten

Künftig können auch Unternehmer, die ihr Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat (nicht aber Drittstaat) betreiben und Umsätze in Österreich erzielen, von der Kleinunternehmerregelung gebraucht machen. Hier gelten neben der Umsatzgrenze von EUR 55.000 noch 2 zusätzliche Voraussetzungen:

  • der unionsweite Jahresumsatz darf weder im vorangegangenen noch im laufenden Kalenderjahr die EU Kleinunternehmergrenze von EUR 100.000 überschreiten
  • es muss zudem ein entsprechender Antrag in jenem EU-Mitgliedsstaat gestellt werden, von dem aus der Unternehmer sein Unternehmen betreibt.

Insoweit können auch österreichische Unternehmen mit Umsätzen im EU-Ausland als sogenannte EU-Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sein. Der unionsweite Jahresumsatz darf hier weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr den Betrag von EUR 100.000 übersteigen und ein entsprechender Antrag muss beim BMF gestellt werden.

Fazit

Zusammengefasst bedeutet die Neuregelung zur Kleinunternehmerregelung wohl, dass dadurch deutlich mehr Unternehmer als steuerbefreite Kleinunternehmer in Frage kommen. Zudem erhöht sich durch die Anhebung der umsatzsteuerlichen Grenze auch die Pauschalierungsgrenze für Kleinunternehmer in der Einkommensteuer.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung  – Ihre Ansprechpartner!

 

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26. September 2024

Betriebsprüfungen: Fehler in der Buchhaltung vorsorglich vermeiden

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Betriebsprüfungen sind für Unternehmer:innen immer eine Ausnahmesituation, die mit viel Unsicherheit verbunden ist. Als Ihre Steuerberatungskanzlei ist es uns wichtig, heikle Themenfelder schon frühzeitig zu identifizieren und mögliche Nachzahlungen betragsmäßig einzugrenzen.

Es gibt eine Vielzahl an Stolpersteinen, die im Vorhinein vermieden werden können und damit auch das böse Erwachen bei der Betriebsprüfung. Die nachfolgenden Beispiele sollen einen Überblick über die diesbezüglichen Risiken und wie diese vermieden werden können geben.

 

Verspätete Übermittlung von Belegen

Übermitteln Sie uns Ihre Belege vollständig und vor allem zeitgerecht, da eine zu späte Übermittlung auch unsere Mitarbeiter:innen vor Herausforderungen stellt. Denn werden Belege im falschen Veranlagungszeitrum eingebucht oder die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen regelmäßig berichtigt, kommt es früher oder später im Falle einer Nachschau, Umsatzsteuersonderprüfung oder Betriebsprüfung gem. § 147 BAO zum bösen Erwachen. Auch die Berücksichtigung periodenfremder Belege mit der Jahressteuererklärung führt nur zu unnötigem Mehraufwand. Sollten auch Umsatzerlöse verspätet bekanntgegeben werden, ist jedenfalls an eine Selbstanzeige zu denken.

Klient K hat keine große Affinität zur Buchhaltung: Rechnungen kommen teils Monate zu spät, da K die Belege teils im Auto, teils in seiner Privatwohnung, teils im Unternehmen verstreut deponiert und daher keinerlei Überblick über deren Vollständigkeit hat. Überdies ist er – wie viele andere Klienten auch – mit der digitalen Belegzustellung seiner Lieferanten völlig überfordert: Teils müssten die Belege auf der Homepage des Lieferanten abgerufen werden, teils kommen sie per E-Mail, manchmal an ihn persönlich, manchmal an das Sekretariat – meist weiß er gar nicht so genau, wo man die Belege finden könnte. So kommt es, dass wir gemeinsam mit den Buchhaltungsunterlagen für März 2024 am 19. 4. 2024 Eingangsrechnungen aus 2022, 2023, Jänner und Februar 2024 erhalten.

Die Bestimmungen der §§ 131, 132 BAO dienen auch der besseren Überprüfbarkeit der Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen. Werden Belege nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, ist es schlicht unmöglich, eine BAO-konforme Buchhaltung zu erstellen, da es niemals möglich sein wird, die Geschäftsfälle zeitlich chronologisch zu erfassen. Damit wäre es dem Steuerpflichtigen jedoch jederzeit möglich, nach Belieben Belege zur Buchhaltung hinzuzufügen oder wieder zu entfernen. Vor dem Hintergrund dieser Überlegungen überrascht es wenig, dass Prüfer auf derartige formelle Mängel sensibel reagieren und insbesondere bei Hinzutreten materieller Mängel zur Schätzung greifen. Mitunter ist es jedoch mit der Schätzung und der damit einhergehenden Steuernachzahlung nicht getan: Gerade bei zusätzlichen materiellen Mängeln oder bei sehr hohen Zuschätzungen steigt das Risiko der Einleitung eines Finanzstrafverfahrens.

 

Fehlende oder offensichtlich unrichtige Aufzeichnungen

Eine ähnliche Problematik ergibt sich im Fall, dass Aufzeichnungen entweder gar nicht führen oder diese Aufzeichnungen offensichtliche Unrichtigkeiten aufweisen.

  • Sie sind Einnahmen-Ausgaben-Rechner, führen aber kein Wareneingangsbuch.
  • Sie führen kein Fahrtenbuch.
  • Es gibt keine Inventur oder in der Inventur finden sich massive Fehler (Gegenstände, die im letzten Jahr ausgeschieden wurden, sind plötzlich wieder da; es werden mehr Waren verkauft als die Summe aus Einkauf und Anfangsbestand etc).

Fehlende BAO-Konformität von Aufzeichnungen birgt sowohl Schätzungsrisiken als auch finanzstrafrechtliche Risiken. Die Werte möglichst plausibel zu „schätzen“ bzw. anhand der vorhandenen Informationen zu rekonstruieren ist jedoch riskant. Inventurdaten sollten der tatsächlichen Bestandsaufnahme entspringen und nicht ungefähren Berechnungen.

 

Fehlende Belege und Unterlagen

Ein weiterer Ausgangspunkt möglicher unliebsamer Überraschungen sind fehlende Belege und Unterlagen. Hierbei sind besonders zwei Fallkonstellationen häufig vertreten, wenngleich mit recht unterschiedlichen Auswirkungen für die Beteiligten: Wir erhalten bis zur Fälligkeit der Umsatzsteuervoranmeldungen keinerlei Unterlagen, oder im Zuge der Betriebsprüfung erweist sich, dass zu einzelnen Buchungen keine Belege vorgelegt werden können.

Klient K hat keine große Affinität zur Buchhaltung. Wiederholt übermittelt er die Belege erst um Monate verspätet.

  • Variante 1: Unsere Mitarbeiter:in gibt daher bis zum Vorliegen der Unterlagen keine Umsatzsteuervoranmeldungen ab.
  • Variante 2: Um den Klienten vor Problemen mit dem Finanzamt zu schützen, schätzt unsere Mitarbeiter:in die Bemessungsgrundlagen auf Basis der bisherigen Geschäftsdaten des Klienten und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldungen stets fristgerecht.

Wird die Zahllast aus der Umsatzsteuervoranmeldung nicht spätestens fünf Tage nach Fälligkeit entrichtet und wird auch nicht die Höhe der Zahllast bis zu diesem Zeitpunkt bekanntgegeben, ist eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 49 Abs 1 lit a FinStrG verwirklicht. Wenn es aufgrund dessen auch noch dazu kommt, dass Umsatzsteuer nicht gezahlt oder zu Unrecht Vorsteuern gezogen werden, kann sogar das Delikt der Abgabenhinterziehung nach § 33 Abs 2 lit a FinstrG im Raum stehen. Dies bedeutet nicht nur für den Klienten ein finanzstrafrechtliches Risiko: Der VwGH geht davon aus, dass durch die Beauftragung des Steuerberaters die steuerlichen Pflichten des Mandanten auf den Steuerberater übergehen. Entsprechend kommt dieser im Fall der Nichtabgabe von Steuererklärungen des Klienten als unmittelbarer Täter einer Abgabenhinterziehung (oder, wie hier in Hinblick auf die Umsatzsteuervoranmeldung, einer Finanzordnungswidrigkeit) in Betracht. Voraussetzung für eine solche Strafbarkeit wegen Unterlassens ist jedoch die Möglichkeit zur Vornahme der gebotenen Handlung, hier also zur fristgerechten Abgabe der jeweiligen Steuererklärung. Wenn dies – mangels Vorliegens der Belege – nicht möglich ist, könnte eine Fristerstreckung das Problem lösen, dies kann jedoch nicht regelmäßig erfolgen.

Im Zuge einer Betriebsprüfung verlangt der Prüfer stichprobenartig die Vorlage von Belegen mit hohen Vorsteuern. Es stellt sich heraus, dass diese nicht vorliegen. Der Prüfer erkennt daraufhin den Vorsteuerabzug ab. Nach der Rechtsprechung des EuGH ist das Vorhandensein einer (formell ordnungsgemäßen) Rechnung keine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug – sowohl im Fall von Rechnungsmängeln als auch im Fall des gänzlichen Fehlens einer Rechnung ist daher der Verlust des Vorsteuerabzugs keine zwingende Folge. Der Steuerpflichtige kann bei formellen Rechnungsmängeln sowohl versuchen, eine Korrektur durch den Aussteller zu veranlassen, als auch im Fall der Unmöglichkeit der Korrektur (zB aufgrund von Insolvenz des Ausstellers) den Nachweis über die materiellen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug durch Vorlage anderer Unterlagen zu erbringen.

 

Vernichtung von Grundaufzeichnungen

Vernichtete Grundaufzeichnungen sind nach der Rechtsprechung des VwGH stets geeignet, die sachliche Richtigkeit der Bücher in Zweifel zu ziehen, und verpflichten die Abgabenbehörde zur Schätzung der Grundlagen für die Abgabenerhebung. Dabei wird in der Judikatur nicht nur die Vernichtung von Belegen oder Aufzeichnungen darunter subsumiert, sondern auch Fallkonstellationen, in denen die Vernichtung von Grundaufzeichnungen in der Laiensphäre vielleicht nicht so offenkundig ist, wie nachfolgende Beispiele zeigen.

 Folgende Konstellationen können im Rahmen von Betriebsprüfungen zur Annahme der Vernichtung von Grundaufzeichnungen und damit zu Schätzungen führen:

  • auffällig hohe Zahl an Stornobuchungen in der Registrierkasse;
  • Wegwerfen jener Unterlagen, die der Losungsermittlung dienen, auch wenn eine Reinschrift derselben vorliegt, zB auch beim Wegwerfen von Preisetiketten, wenn diese der Losungsermittlung zugrunde liegen;
  • nicht mehr lesbares Thermopapier (Kassenbelege);
  • Fehlen von Aufzeichnungen zum Getränkekonsum in der VIP-Lounge einer Veranstaltung, Fehlen von Getränkekarten der VIP-Lounge, sodass eine Verprobung des gesamten Wareneinsatzes der Veranstaltung nicht möglich ist;
  • fehlende Aufbewahrung von eingelösten Rabattgutscheinen der Kunden bei einem Friseur.

Da Grundaufzeichnungen oftmals unverschuldet vernichtet werden könnten, ist es immer ratsam die Aufzeichnungen zusätzlich digital abzulegen, wie beispielsweise im Fall von Kassenbelegen die auf Thermopapier gedruckt wurden. Da ein solcher Kassenbeleg sehr schnell ausbleichen und damit unleserlich werden kann, ist eine digitale Kopie des Dokuments immer ratsam.

 

Rechnungen werden nicht korrekt ausgestellt

Bei der Erstellung von Rechnungen gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Dazu gehören Pflichtangaben wie eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Name des Rechnungsempfängers und der korrekte Steuersatz. Wenn Ihre Rechnungen diese Anforderungen nicht erfüllen, kann es dazu führen, dass der Betriebsprüfer sie nicht anerkennt, was möglicherweise zu Steuernachzahlungen führt, insbesondere wenn unrechtmäßig Vorsteuer geltend gemacht wurde. Kontrollieren Sie daher Ihre Ausgangsrechnungen sorgfältig, bevor Sie sie versenden. Dasselbe gilt für Ihre Eingangsrechnungen: Überprüfen Sie diese gründlich und wenden Sie sich bei Fehlern umgehend an den Rechnungssteller.

Klient K erhält Eingangsrechnung von einem Lieferanten aus einem anderen EU-Land (z.B. Amazon mit deutscher UID-Nr.), die als ig Lieferung ausgestellt werden sollte. Weil Klient K aber seine UID-Nummer nicht bekannt gegeben hat (und daher von Amazon wie ein Privater behandelt wird), wird die Rechnung mit der Umsatzsteuer des Ziellandes (wo die Ware hingeht = idR Österreich, 20% USt) oder des Ursprungslandes (wo die Ware herkommt = in unserem Beispiel Deutschland, 19% USt) ausgestellt.

Damit Rechnungen innergemeinschaftliche Lieferungen korrekt ausgestellt und eingebucht werden können, ist es notwendig, dass auch bei online Bestellungen stets die UID-Nummer angegeben wird. Beim Versandwarenhändler Amazon gibt es die Möglichkeit seine UID Nummer auch bei einem „normalen“ Konto zu hinterlegen, dann werden von dort an alle Amazon-Einkäufe als geschäftlich behandelt. Man braucht in der Regel also mind. 2 normale Amazon-Konten (1x privat, 1x geschäftlich). In diesem Fall kann aber nicht gewährleistet werden, dass die UID-Nummer immer berücksichtigt wird und man richtige Rechnungen erhält. Aus diesem Grund ist die Nutzung eines Amazon Business Kontos zu empfehlen, da die UID-Nummer bereits bei der Registrierung abgefragt wird und man dann die korrekten Rechnungen erhält.

 

Falsche Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist essenziell für den Erfolg deines Unternehmens. Oft wird das Kassenbuch jedoch nicht täglich geführt, was schnell zu Fehlern führen kann. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer feststellen, dass die Kassenführung ungenau war, was zu Hinzuschätzungen und unvermeidbaren Nachzahlungen führt. Um solche teuren Fehler zu vermeiden, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Führen Sie das Kassenbuch täglich und erfassen Sie alle Ein- und Ausgaben korrekt;
  • Jede Buchung muss durch einen Beleg belegt werden;
  • Der Kassenbestand darf niemals negativ sein;
  • Die Kassenaufzeichnungen müssen sortiert, fortlaufend nummeriert und nach Umsatzsteuersätzen getrennt sein;
  • Der Soll- und Ist-Bestand der Kasse muss jederzeit übereinstimmen;
  • Fehlerhafte Einträge sollten so korrigiert werden, dass die ursprüngliche Information weiterhin lesbar und nachvollziehbar bleibt.

 

Private Ausgaben als Betriebsausgaben deklarieren

Ein weiterer häufiger Fehler in der Buchhaltung ist die Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben. Oft werden betriebliche Ausgaben vom Privatkonto beglichen oder private Kosten über das Geschäftskonto abgerechnet. Oftmals werden private Rechnungen auch ganz bewusst als Betriebsausgabe ausgegeben, wie beispielsweise Restaurantbesuche, die jedoch an einem Sonntag stattfinden oder auch Geschenke an private Freunde. Manche Ausgaben sind auf den ersten Blick als Privatausgaben zu erkennen und sollten auch als solche deklariert werden. Bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt kommen diese Fälle bestimmt ans Licht und enden meistens mit Steuernachzahlungen, im schlimmsten Fall sogar mit einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Um dies zu vermeiden, sollten Sie ein separates Geschäftskonto eröffnen. Sämtliche geschäftlichen Ausgaben sollten ausschließlich über dieses Konto abgewickelt werden, während private Ausgaben nur über Ihr Privatkonto beglichen werden sollten. So bleibt die Buchführung sauber und übersichtlich.

 

Duplikate verfälschen das Buchhaltungsergebnis

Klient K hat wiederholt Rechnungen doppelt in seiner Buchhaltung eingebucht, da er sowohl das Original als auch die digital zugesandte Rechnung erfasst hat.

Doppelte Transaktionen oder Belege können die Buchhaltungsergebnisse verfälschen, was insbesondere bei Steuererklärungen Probleme verursacht. Diese Duplikate entstehen häufig durch Unachtsamkeit oder fehlende Kontrolle und könnten vom Finanzamt als vorsätzliche Täuschung gewertet werden.

 

Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung

Reisekosten- und Bewirtungsbelege sind besonders anfällig für Fehler. Die alleinige Abrechnung über Kreditkartendienste reicht nicht aus; die Originalbelege müssen geprüft, gebucht und archiviert werden. Quittungen, die einfach oder handschriftlich ausgestellt sind, genügen oft nicht den Anforderungen – fehlende Anschriften, unleserliche Daten oder nicht gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer machen sie ungültig für die Buchhaltung.

 

Fehler bei Privatkäufen und Käufen durch Dritte

Klient K entschied sich, ein kostengünstiges Angebot für Büroausstattung über eBay von einem Privatverkäufer zu nutzen. Da der Verkäufer jedoch keine Rechnung ausstellte, konnte K keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Der Kauf erfolgte bar, aber Klient K versäumte, die Geldübergabe schriftlich vom Verkäufer bestätigen zu lassen. Dadurch fehlten alle notwendigen Nachweise, um den Kauf korrekt als Betriebsausgabe zu verbuchen und steuerlich abzusetzen. Die Ausgabe konnte daher nicht steuerlich berücksichtigt werden.

Kleine Unternehmen neigen dazu, kostengünstige Angebote über Privatverkäufe oder Einkäufe durch Dritte zu nutzen. Käufe über Plattformen wie eBay von Privatverkäufern beinhalten keine Rechnung und erlauben keinen Vorsteuerabzug. Um den Kauf als Betriebsausgabe geltend zu machen, sollten alle relevanten Unterlagen wie das Verkaufsangebot, E-Mails und Zahlungsnachweise ausgedruckt und archiviert werden. Wenn die Ware beispielsweise bar bezahlt wird, sollte die Geldübergabe vom Verkäufer mit Name und Anschrift auf den ausgedruckten Belegen bestätigt werden. Ähnlich ist zu verfahren, wenn Dritte im Auftrag einkaufen: Eine Bestätigung über den Kauf im Namen des Unternehmens sowie die Rückerstattung des Betrags muss dokumentiert werden.

 

Fazit

Die Vermeidung von Fehlern in der Buchhaltung ist entscheidend, um Betriebsprüfungen erfolgreich zu bestehen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Eine sorgfältige Organisation und rechtzeitige Übermittlung der notwendigen Unterlagen sowie die korrekte Führung von Aufzeichnungen und Rechnungen sind wesentliche Maßnahmen, um Risiken zu minimieren. Unternehmer sollten sich ihrer Verantwortung bewusst sein und eng mit ihrer Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Nur so können finanzielle Belastungen und rechtliche Konsequenzen vermieden werden.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung  – Ihre Ansprechpartner!

 

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Wenn das Finanzamt anklopft – Ablauf einer Betriebsprüfung inkl. Tipps

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Eine Betriebsprüfung ist ein umfassendes Verfahren, das durch das Finanzamt durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllen. Diese Prüfung dient dazu, die Richtigkeit der Steuererklärungen sowie die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überprüfen. Eine Betriebsprüfung erstreckt sich in der Regel über einen Zeitraum von drei Jahren, kann jedoch bei Verdachtsfällen auf bis zu zehn Jahre ausgedehnt werden. Im Folgenden wird der Ablauf einer solchen Prüfung detailliert erläutert.

 

Vorbereitung und Ankündigung

Eine Betriebsprüfung wird meist im Voraus angekündigt, entweder schriftlich oder telefonisch. Wenn das Finanzamt der Ansicht ist, dass durch die Ankündigung die Prüfung vereitelt werden kann, darf die vorherige Mitteilung entfallen. Die Ankündigung erfolgt jedoch in der Regel mindestens eine Woche vor dem eigentlichen Prüfungsbeginn. Diese Vorankündigung gibt dem Unternehmen die Gelegenheit, sich entsprechend vorzubereiten und gegebenenfalls einen Steuerberater hinzuzuziehen. Der Steuerberater spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle, da er die notwendigen Unterlagen bereitstellen und etwaige steuerliche Risiken im Vorfeld erkennen kann.

Vor Beginn der Prüfung besteht die Möglichkeit, eine strafbefreiende Selbstanzeige abzugeben, sollte das Unternehmen feststellen, dass in den vergangenen Steuererklärungen Fehler gemacht wurden. Diese Selbstanzeige ist eine der letzten Chancen, um potenzielle Probleme proaktiv anzugehen. Man sollte sich dennoch nicht auf die Selbstanzeige verlassen, weil auch bei strafbefreiender Wirkung mit einem Zuschlag auf die sich ergebende Nachzahlung zu rechnen ist.

Es ist zudem wichtig zu wissen, dass die Prüfung unter bestimmten Umständen, wie etwa bei wichtigen betrieblichen Ereignissen, verschoben werden kann. Allerdings bedarf dies einer genauen Absprache mit dem Finanzamt.

 

Beginn der Prüfung und Ablauf

Die Prüfung selbst kann in den Räumlichkeiten des Unternehmens oder beim Steuerberater stattfinden. Der Prüfer wird sich zu Beginn der Prüfung ausweisen und einen Prüfungsauftrag vorlegen. Dieser Prüfungsauftrag gibt Auskunft darüber, welche Steuerarten und welche Zeiträume überprüft werden sollen.

Während der Prüfung sind Unternehmen verpflichtet, umfassend mit dem Prüfer zusammenzuarbeiten. Dies bedeutet, dass alle geforderten Unterlagen wie Belege, Kassenbücher, Kontoauszüge und Wareneingangslisten vollständig und lückenlos zur Verfügung gestellt werden müssen. Der Prüfer hat zudem das Recht, den Betrieb zu besichtigen und Mitarbeiter zu befragen, um sich ein umfassendes Bild von den betrieblichen Abläufen zu machen.

Die Prüfung kann verschiedene Schwerpunkte haben. Besonders kritisch werden dabei steuerfreie Umsätze, der Vorsteuerabzug und die Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Nutzung von Betriebsmitteln betrachtet. Auch familieninterne Verträge, wie zum Beispiel Mietverträge zwischen Familienmitgliedern, aber auch zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern, sowie Privatentnahmen werden genau unter die Lupe genommen. Der Prüfer wird hier besonders darauf achten, ob alle Einnahmen korrekt verzeichnet wurden und ob es Anzeichen für Schwarzgeld gibt.

Ein wichtiger Aspekt ist die elektronische Datenübermittlung. Unternehmen, die ihre Buchhaltung elektronisch führen, müssen dem Prüfer auch den Zugriff auf diese Daten ermöglichen. Es ist daher ratsam, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronische Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und keine Lücken oder Unstimmigkeiten aufweist.

 

Abschluss der Prüfung und Schlussbesprechung

Nach Beendigung der eigentlichen Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt. Diese Besprechung hat eine zentrale Bedeutung, da hier die vorläufigen Ergebnisse der Prüfung präsentiert und besprochen werden. Der Steuerberater sollte an dieser Besprechung unbedingt teilnehmen, da hier die Möglichkeit besteht, Einwände gegen bestimmte Feststellungen des Prüfers vorzubringen.

In der Schlussbesprechung werden auch eventuelle Nachforderungen oder Nachzahlungen thematisiert. Sollte der Prüfer im Verlauf der Prüfung Unstimmigkeiten oder Fehler entdeckt haben, die zu einer Steuerverkürzung geführt haben, kann es zu erheblichen Nachforderungen kommen. Diese Nachforderungen werden meist mit einem Steuerbescheid schriftlich festgehalten, der dem Unternehmen nach Abschluss der Prüfung zugestellt wird. Gegen diesen Steuerbescheid besteht das Recht, innerhalb eines Monats nach Zustellung eine Beschwerde einzulegen, sofern das Unternehmen oder der Steuerberater der Meinung ist, dass die Nachforderungen unberechtigt sind.

Es ist jedoch zu beachten, dass es einige Monate dauern kann, bis der endgültige Steuerbescheid vorliegt. In der Zwischenzeit sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie ausreichend liquide Mittel zur Verfügung haben, um etwaige Nachzahlungen leisten zu können.

 

Strategien zur Vorbereitung und Vermeidung von Risiken

Eine sorgfältige und frühzeitige Vorbereitung ist der Schlüssel, um eine Betriebsprüfung erfolgreich zu bestehen. Hierbei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle:

  • Einbindung eines Steuerberaters: Der Steuerberater sollte so früh wie möglich in den Prozess eingebunden werden, da er über das notwendige Fachwissen verfügt, um das Unternehmen durch die Prüfung zu begleiten.
  • Vorbereitung der Unterlagen: Alle relevanten Unterlagen sollten bereits vor Beginn der Prüfung vollständig und geordnet vorliegen. Eine lückenhafte Buchführung kann zu erheblichen Problemen führen.
  • Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten über den Ablauf der Betriebsprüfung informiert und entsprechend geschult werden. Besonders wichtig ist es, dass sie wissen, wie sie sich gegenüber dem Prüfer zu verhalten haben.
  • Selbstanzeige: Sollten im Vorfeld der Prüfung Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt werden, ist es ratsam, eine Selbstanzeige in Betracht zu ziehen. Diese kann unter Umständen strafbefreiend wirken.
  • Strategische Analyse: Gemeinsam mit dem Steuerberater sollten potenzielle Schwachstellen in der Buchführung analysiert und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung ergriffen werden.

 

Besonderheiten und mögliche Folgen

Eine Betriebsprüfung kann auch unvorhergesehene Konsequenzen haben. In einigen Fällen führt die Prüfung zu einer erheblichen Steuernachforderung, die das Unternehmen finanziell belasten kann. Zudem können bei einer Steuerverkürzung nicht nur Nachzahlungen, sondern auch Zinsen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen auf das Unternehmen zukommen. Es ist daher von größter Bedeutung, dass das Unternehmen bereits während des Geschäftsjahres auf eine ordnungsgemäße Buchführung achtet und steuerliche Pflichten gewissenhaft erfüllt.

 

Fazit

Eine Betriebsprüfung ist ein komplexer und oft nervenaufreibender Prozess, der jedoch mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung erfolgreich gemeistert werden kann. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer sorgfältigen und ordnungsgemäßen Buchführung, der frühzeitigen Einbindung eines erfahrenen Steuerberaters und einer umfassenden Vorbereitung auf die Prüfung selbst. Unternehmen, die diese Punkte beachten, können die Risiken einer Betriebsprüfung minimieren und sind gut gerüstet, um den Anforderungen des Finanzamtes gerecht zu werden.

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11. Juli 2024

Neue Entwicklungen im Steuerrecht: Nationalrat beschließt Abgabenänderungsgesetz 2024

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Der Nationalrat hat in seiner Sitzung vom 3. Juli das Abgabenänderungsgesetzes 2024 (AbgÄG 2024) unter Berücksichtigung eines Abänderungsantrags beschlossen. Hier die wesentlichsten Änderungen im Überblick:

Einkommensteuer

  • Gespaltene Betrachtung erweitert: Die bisherige Regelung zur steuerpflichtigen Realisierung bei Einlagen in Kapitalgesellschaften wird nun auch auf Entnahmen aus Personengesellschaften angewendet.
  • Virtuelle Anteile: Phantom Shares können bis Ende 2025 auf Start-up-Mitarbeiterbeteiligungen umgestellt werden, ohne dass eine Bewertung Versteuerung des geldwerten Vorteils kommt.
  • Steuerfreie Lebensmittelspenden: Der steuerliche Buchwert von gespendeten Lebensmitteln gilt als Betriebsausgabe.

Körperschaftsteuer

  • Einschränkung der Verlustverwertung: Verlustvorträge vor der Gruppenerweiterung „nach oben“ können nicht mehr mit dem Gruppenergebnis verrechnet werden.
  • Verrechnung ausländischer Verluste: Dies soll nun als Wahlrecht ausgestaltet werden. Es wird eine Verzichtsmöglichkeit auf die Zurechnung von Verlusten eines ausländischen Gruppenmitglieds geschaffen.
  • Antragsmöglichkeit erweitert: Die Gruppenbesteuerung kann zukünftig über FinanzOnline mit qualifizierten Signaturen beantragt werden.

Umsatzsteuer

  • EU-Kleinunternehmerregelung: Österreichische Unternehmen können in anderen Mitgliedstaaten die Kleinunternehmerbefreiung nutzen und umgekehrt.
  • Vereinfachte Rechnungsausstellung: Kleinunternehmen können gem § 11 Abs 6 UStG unabhängig vom Rechnungsbetrag vereinfachte Rechnungen ausstellen.
  • Lebensmittelspenden: Spenden von Lebensmitteln und nichtalkoholischen Getränken sind künftig umsatzsteuerfrei.
  • Differenzbesteuerung bei Kunstgegenständen: Diese ist nicht anwendbar, wenn der ermäßigte Steuersatz angewendet wurde.

Bundesabgabenordnung (BAO)

  • Fristverlängerungen: Anträge auf Fristverlängerungen für Abgabenerklärungen sollen auf eine einmalige Nachfrist beschränkt werden.
  • Erleichterung der Vollziehung bei doppeltansässigen Körperschaften
  • Einschränkung der Umsatzsteuer-Gutschriftsverzinsung

Weitere Änderungen

  • Ausweitung der antraglosen Arbeitnehmerveranlagung: Antragslose Arbeitnehmerveranlagung auch bei Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Pflichtveranlagung möglich. Außerdem soll ein neuer Bescheid erlassen werden können, selbst wenn die Gutschrift aufgrund einer nachträglichen Datenübermittlung geringer ausfällt.
  • Freibetragsbescheid: Dieser wird nur auf Antrag ausgestellt.
  • Rückwirkende Ereignisse: Nachträgliche Übermittlungen von korrigierten Lohnzetteln und Korrekturen beim Familienbonus Plus gelten als rückwirkende Ereignisse nach § 295a BAO.
  • Abzugsverbot für Kryptowährungen: Kryptowährungen werden in das Abzugsverbot des § 12 Abs 2 KStG aufgenommen.
  • Präzisierungen bei Fonds: Änderungen bei der Besteuerung von Fonds und Sondersteuersatz-Kapitaleinkünften.

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9. Juli 2024

Neues Urteil regelt steuerliche Luxustangente für Elektroautos

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat kürzlich eine wegweisende Entscheidung zur steuerlichen Behandlung von Elektroautos gefällt.

Im Fokus stand dabei die sogenannte „Luxustangente“, welche eine Obergrenze für die steuerliche Absetzbarkeit von Kosten für PKWs festlegt. Grundsätzlich liegt diese Grenze bei 40.000 € und umfasst neben dem Nettopreis auch die Umsatzsteuer und die Normverbrauchsabgabe sowie Kosten für Sonderausstattungen wie Klimaanlagen und Alufelgen.

Das neue Urteil des VwGH bezieht sich speziell auf die Frage, ob bei Elektroautos, für die ein Vorsteuerabzug möglich ist, die Luxustangente als Brutto- oder Nettowert zu betrachten ist. Ein konkretes Unternehmen hatte ein Elektroauto für 79.960 € inklusive Umsatzsteuer erworben. Das Finanzamt argumentierte, dass die in der PKW-Angemessenheitsverordnung festgelegte Angemessenheitsgrenze von 40.000 € für PKW sei als „Brutto-Grenze“ (inkl. USt) zu verstehen. In Fällen, in denen – wie bei Elektroautos – ausnahmsweise ein Vorzugsteuerabzug geltend gemacht werden könne, müsse dieser Betrag von 40.000 € auf eine „Netto-Grenze“ (exkl. USt) von 33.333,33 € umgerechnet werden.

Der VwGH bestätigte diese Auslegung und entschied, dass die Umsatzsteuer bei der Berechnung der Luxustangente nicht mit einbezogen werden darf. Demnach liegt die tatsächliche Anschaffungskostenobergrenze für Elektrofahrzeuge bei 33.333 €. Diese Klarstellung schafft eine einheitliche Grundlage für die steuerliche Abschreibung (AfA) von Elektroautos und gewährleistet eine gerechte Behandlung innerhalb des Steuersystems.

Dieses Urteil unterstreicht die Notwendigkeit, steuerliche Regelungen an moderne Entwicklungen wie Elektromobilität anzupassen und gleichzeitig klare Rahmenbedingungen für die steuerliche Absetzbarkeit von Fahrzeugkosten zu schaffen.

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9. Januar 2024

Registrierkasse – Jahresbeleg

Mag. Roland Kocara

Jahresbeleg bis spätestens 15. Februar 2024 prüfen und übermitteln

Bei der Verwendung von Registrierkassen sind bekanntermaßen Sicherheitsmaßnahmen zu beachten, die den Schutz vor Manipulation der in der Registrierkasse gespeicherten Daten sicherstellen sollen. Start-, Monats- und Jahresbeleg unterstützen die vollständige Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Dabei müssen Jahresbelege zum Abschluss eines jeden Jahres (unabhängig vom gewählten Wirtschaftsjahr) erstellt, überprüft und für 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist) aufbewahrt werden.
Für das Jahr 2023 ist demnach bis spätestens 15. Februar 2024 für jede Registrierkasse separat ein Jahresbeleg zu erstellen, zu überprüfen und an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Der Monatsbeleg für Dezember ist zugleich der Jahresbeleg und kann wie jeder andere Nullbeleg durch Eingabe des Wertes 0 erstellt werden.
Eine Überprüfung kann manuell z.B. mithilfe der „BMF Belegcheck App“ vorgenommen werden. Sofern die Registrierkasse über die entsprechende technische Ausstattung verfügt, kann der Jahresbeleg elektronisch erstellt und über den Registrierkassen-Webservice zur Prüfung an FinanzOnline übermittelt werden. In diesem Fall sind Ausdruck und Aufbewahrung des Belegs nicht notwendig. Erkundigen Sie sich hierzu am besten bei Ihrem Kassenanbieter! In Ausnahmefällen – kein Internetzugang und kein Smartphone – ist auch eine manuelle Übermittlung des Jahresbelegs (Formular RK 1) möglich. Das Versäumen der Frist (15. Februar 2024) kann eine Finanzordnungswidrigkeit darstellen.

Für Fragen steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung.

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21. September 2023

Steuerliche Aspekte des E-Bikes

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Um auch mit den E-Bikes steuerliche Anreize für umweltschonende Mobilität zu schaffen, gibt es sowohl im Ertragsteuerrecht als auch im Umsatzsteuerrecht einige Erleichterungen und Ausnahmebestimmungen. Beispielsweise wurde aus Gründen der Ökologisierung die Verordnungsermächtigung durch das StRefG 2020 betreffend Befreiungen vom Ansatz eines Sachbezuges auf Krafträder und Fahrräder erweitert. Insofern fällt daher weder für das E-Bike noch für das normale Fahrrad ein Sachbezug an.
Eine entsprechende Luxustangente, wie wir die Regelung iSd § 20 EstG für PKWs kennen, gibt es für Fahrräder und E-Bikes nicht. Insofern ist keine steuerliche Angemessenheitsprüfung vorzunehmen.

Wird das E-Bike bei Vorliegen der Voraussetzungen dem Betriebsvermögen zugeordnet, so kann neben einer linearen Abschreibung, die bei Überschreiten der GWG Grenze üblicherweise auf 5 Jahre gerechnet wird, auch eine degressive Abschreibung angesetzt werden.
Zudem steht der Investitionsfreibetrag iSd § 11 EstG idF ÖkoStRefG 2022 auch für das E-Bike in Höhe von 15% zu.
Nutzt ein Dienstnehmer ein E-Bike zur Bewältigung der Strecke Wohnung-Arbeitsstätte, so steht ihm dennoch das Pendlerpauschale in voller Höhe zu.
Zudem ist grundsätzlich ein Vorsteuerabzug bei Anschaffung von E-Bikes im Rahmen des Unternehmens möglich.

Insofern stellt die Anschaffung und zur Verfügung Stellung von E-Bikes im Rahmen eines Unternehmens eine gute Möglichkeit dar, Ökologisierung und Steueroptimierung ideal umsetzen zu können.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung  – Ihre Ansprechpartner!

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23. Februar 2023

Neuerungen beim Dreiecksgeschäft

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Ab 01.01.2023 kommt es bei Dreiecksgeschäften, abgesehen von der begrifflichen Änderung des Empfängers auf Abnehmer, zu zwei grundlegenden Änderungen. Bisher konnte die Vereinfachungsregel des Dreiecksgeschäftes nur angewandt werden, wenn es sich um eine Reihe mit 3 Beteiligten gehandelt hat. Dies hat man insofern abgeändert, als nun auch bei einer Reihe mit mehr als 3 Beteiligten ein Dreiecksgeschäft innerhalb dieser Reihe definiert werden kann. Weder der erste noch der letzte Unternehmer muss in der Reihe am Dreieck teilnehmen. Dadurch kann künftig die Registrierung im Bestimmungsland der Ware vermieden werden. Zudem ist es künftig unschädlich, wenn das Unternehmen im Empfangsstaat der Waren umsatzsteuerlich registriert ist aber die UID eines anderen Mitgliedsstaates verwendet.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung  – Ihre Ansprechpartner!

 

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30. Januar 2023

Auszug aus den steuerlichen Neuerungen 2023

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Photovoltaikanlagen, Öffi-Ticket und Land- & forstwirtschaftliche Pauschalierung

Steuerliche Befreiung Photovoltaikanlagen:
Aufgrund der derzeitigen Energiesituation und auch unter dem Aspekt, möglichst klimafreundlich Energie zu gewinnen, investieren viele private Haushalte in Photovoltaikanlagen. Bisher waren die Gewinne aus der Einspeisung häufig im Rahmen einer Liebhaberei zu beurteilen oder lagen unter dem Veranlagungsfreibetrag von EUR 730. Durch die steigenden Energiepreise kann es nunmehr steuerlich aber doch zu relevanten Einkünften kommen.

Ab der Veranlagung 2022 sind Einkünfte natürlicher Personen aus der Einspeisung von bis zu 12.500 kWh von der Einkommensteuer befreit, wenn die Engpassleistung der jeweiligen Anlage die Grenze von 25 kWp nicht überschreitet. Zu beachten sind also einerseits der personenbezogene Freibetrag (12.500 kWh) und andererseits die anlagenbezogene Freigrenze (25 kWp).

Öffi-Ticket für Selbständige und Unselbständige:
Bereits ab der Veranlagung 2022 dürfen Selbständige pauschal 50 % der aufgewendeten Kosten für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für Einzelpersonen als Betriebsausgabe geltend machen, sofern diese auch für betriebliche Fahrten verwendet wird. Die ursprünglich vorgesehene Einschränkung auf Jahreskarten zweiter Klasse wurden so nicht ins Gesetz aufgenommen.

Bei Unselbständigen kürzen die Kosten, die der Arbeitgeber für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte übernimmt, erstmals ab 01.01.2023 das Pendlerpauschale. Demnach steht das Pendlerpauschale grundsätzlich weiterhin zu, jedoch ist diese um den Kostenbeitrag zu kürzen. Ebenso steht der Pendlereuro ab 01.01.2023 ungekürzt zu.

Änderungen bei der land- und forstwirtschaftlichen Pauschalierung:
Ab der Veranlagung 2023 sollen die relevanten Einheitswertgrenzen für die Teilpauschalierung von EUR 130.000 auf EUR 165.000 angehoben werden. Stichtag für die Beurteilung, ob die Einheitswertgrenze über- oder unterschritten wird, ist der 31.12. eines Jahres.

Wird der selbst bewirtschaftete Einheitswert iHv EUR 165.000 beispielsweise zum 31.12.2022 überschritten, kommt die Teilpauschalierung automatisch zur Anwendung. Wurde der Gewinn hier bisher durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt und wird diese Gewinnermittlungsart 2023 freiwillig fortgeführt, besteht eine 5-jährige Bindungsfrist.

Gleichzeitig wird für Veranlagungen ab 2023 die Umsatzgrenze für die Gewinnpauschalierung in der LuF-PauschVO 2015 angehoben und zwar von EUR 400.000 auf EUR 600.000. Diese Grenze erhöht sich ab 2023 gleichlautend in der Umsatzsteuer.

Zudem wird die Bruttoeinnahmengrenze bei land- und forstwirtschaftlichen Nebenbetrieben von EUR 40.000 auf EUR 45.000 erhöht.
Mit den Umsatzsteigerungen soll vorwiegend den inflationsbedingten Preis- und Umsatzsteigerung Rechnung getragen werden.

 

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12. März 2021

Ärztliche Umsatzsteuerbefreiung: Heilbehandlung & Gutachten

Mag. Klaus Lepuschütz

Die Umsatzsteuerrichtlinien repräsentieren die Rechtsmeinung des Finanzministeriums. Mit der letzten Wartung wurden einige Anpassungen bei für Ärzte wichtigen Begrifflichkeiten vorgenommen.

Im Umsatzsteuergesetz sind unter anderem Umsätze aus Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt durchgeführt werden, von der Umsatzsteuer befreit.

Die Umsatzsteuerrichtlinien führen dann detailliert aus, was die Finanzverwaltung unter Heilbehandlung versteht. Hier gab es zwei Ergänzungen:

  • Ergänzt wurde, dass eine Heilbehandlung auch telefonisch erfolgen kann.
  • Die Liste von Tätigkeiten, die nicht als Heilbehandlung gelten, wurde ergänzt um folgenden Punkt: „Leistungen, die in der Erteilung von Auskünften über Erkrankungen oder Therapien bestehen, aber aufgrund ihres allgemeinen Charakters nicht geeignet sind, zum Schutz, zur Aufrechterhaltung oder zur Wiederherstellung der menschlichen Gesundheit beizutragen.“

Auch die Ausstellung von ärztlichen Zeugnissen und die Erstattung von ärztlichen Gutachten gehört zur Berufstätigkeit als Arzt. Einige Gutachten fallen jedoch nicht unter die Umsatzsteuerbefreiung. Hier wurde erweitert, dass Gutachten über verkehrspsychologische Untersuchungen und Stellungnahmen im Sinne der §§ 17 und 18 der Führerscheingesetz-Gesundheitsverordnung ab 1.7.2021 nicht unter die ärztliche Umsatzsteuerbefreiung fallen.

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