Finanzpolizei Prüfungsschwerpunkte: Registrierkasse & Arbeitszeitaufzeichnungen
Finanzpolizei – 2 große Prüfungsschwerpunkte auf Agenda der Finanzpolizei
Für das kommende Jahr wurden weiters zumindest 2 große Prüfungsschwerpunkte von der Finanzpolizei auf die Agenda gesetzt. Es sind somit verstärkte Kontrollen zu erwarten.
Haben Sie eigentlich Ihre Registrierkasse und die Arbeitszeitaufzeichnungen im Griff?
Registrierkassenprüfung
Bei gut zwei Drittel der überprüften Registrierkassen im abgelaufenen Jahr wurden Verstöße festgestellt und zur Anzeige gebracht. Diese reichen auf der Seite der Hardware von einem gänzlichen Fehlen einer Registrierkasseneinheit oder deren Nichtbenutzung bis zur mangelhaften technischen Voraussetzung (z.B. „Registrierkassensicherheitseinrichtung derzeit nicht verbunden“). Besonderes Augenmerk gilt den Registrierkassenbelegen, die als Monatsbeleg ausgedruckt und aufbewahrt werden müssen sowie dem Jahresbeleg, der über die Belegcheck-App bis zum 15.2.2023 an das Finanzamt hochgeladen werden muss. Im Rahmen von Mystery Shopping und Beobachtung von Geschäftsvorgängen wird auf die Belegerteilungspflicht („Brauchen’s a Rechnung…“) besonders geachtet. Verstöße dieser Art stellen eine Finanzordnungswidrigkeit gem § 51 FinStrG dar und werden mit einer Geldstrafe von bis zu € 5.000 geahndet.
In Österreich besteht weiters eine – allerdings sanktionslose – Belegannahmeverpflichtung für den Kunden.
TIPP: Gerade in der jetzigen Zeit (um Weihnachten) mit hoher Kundenfrequenz werden solche Überprüfungen verstärkt durchgeführt werden. Es empfiehlt sich eine Registrierkassenmappe mit wichtigen Anleitungen (z.B. wie drucke ich einen Monatsbeleg/Jahresbeleg aus) bzw. Informationen für die Mitarbeiter anzulegen, welche dem Kontrollorgan vorgelegt werden kann.
Registrierkassen – Jahresendbeleg nicht vergessen!
Der Dezember-Monatsbeleg ist gleichzeitig auch der Jahresbeleg. Sie müssen daher nach dem letzten getätigten Umsatz bis zum 31.12.2022 den Jahresbeleg erstellen und den Ausdruck sieben Jahre aufbewahren! Denken Sie auch an die Sicherung auf einem externen Datenspeicher. Für die Prüfung des Jahresendbeleges mit Hilfe der Belegcheck-App ist bis zum 15.2.2023 Gelegenheit dazu. Für webservice-basierte Registrierkassen werden diese Schritte automatisiert durchgeführt. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Kassenanbieter!
Arbeitszeitaufzeichnungen sind Dreh- und Angelpunkt vieler Überprüfungen
Ähnlich wie das Fahrtenbuch sind die Arbeitszeitaufzeichnungen eine der wesentlichen Grundaufzeichnungen, die sich ein Prüfungsorgan vorlegen lässt. Feine säuberliche Excel-Listen stellen in der Regel bereits „bearbeitete“ Aufzeichnungen dar, die wegen der besseren Lesbarkeit und Verarbeitung in der Lohnverrechnung angefertigt werden. Ja klar, es ist in der „Praxis“ nicht immer so einfach werden Sie sagen. Das hilft aber bei einer Prüfung leider nicht. Als Grundaufzeichnung gelten Arbeitszeitaufzeichnungen, die taggenau und nachvollziehbar sind und nicht als Aggregation oder Übertrag in eine Excel Liste geführt werden. Dabei besteht im Falle der Übernahme der Aufzeichnungsarbeit durch den Arbeitgeber eine monatliche Kontrollpflicht des Arbeitnehmers, welche auch zu dokumentieren ist.
Bei lückenhaften, nicht nachvollziehbaren oder gänzlich fehlenden Grundaufzeichnungen kommt es nach dem Arbeitszeitgesetz zur kumulativen Strafwirkung. Das bedeutet einen Strafrahmen bei leichter Übertretung von € 72 bis € 1.815 je Dienstnehmer.
Hinzukommen können dann noch eine Finanzordnungswidrigkeit und gegebenenfalls der Verlust der Kurzarbeitsförderung.
TIPP: Es empfiehlt sich, den Grundaufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit erhöhte Aufmerksamkeit zu schenken.
Für Fragen steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung.
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