Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht 2026: Was sich ändert und was der jüngste Betrugsfall lehrt
Was gilt grundsätzlich?
Die Registrierkassen und die Belegerteilungspflicht sollen transparente Barumsätze sicherstellen. In Österreich sind Betriebe grundsätzlich erfasst, sobald bestimmte Umsatzschwellen überschritten werden. Ausnahmen bestehen unter anderem für Umsätze im Freien gemäß Barumsatzverordnung.
Änderungen ab 1. Jänner 2026
Der Nationalrat beschloss in seiner Sitzung am 10. Dezember 2025 die Erhöhung der Umsatzgrenzen für bestimmte Umsätze im Freien ab 01. Jänner 2026. So wurde die Umsatzgrenze für die vereinfachte Ermittlung der Tageslosung bei Umsätzen im Freien, der früheren Kalte Hände Regelung, von EUR 30.000 Euro auf EUR 45.000 pro Jahr angehoben. Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, entfallen Einzelaufzeichnungspflicht, Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht.
Änderungen ab 1. Oktober 2026
Der Ministerrat beschloss am 10. Dezember 2025, dass Belege künftig auf Wunsch digital bereitgestellt werden können. Es genügt, wenn der Beleginhalt für eine angemessene Zeit am Display sichtbar ist, beispielsweise über einen QR-Code oder Link, sodass Kundinnen und Kunden ihn scannen oder fotografieren können. Eine Übermittlung per E-Mail ist nicht mehr erforderlich.
Wichtig ist, dass weiterhin jederzeit ein Papierbeleg verlangt werden kann und die Möglichkeit zum Ausdruck daher technisch bestehen muss.
Die digitale Option ist freiwillig und soll laut Branchenverbänden keinen zusätzlichen administrativen Aufwand verursachen. Das Recht auf einen gedruckten Beleg bleibt vollständig erhalten. Zahlreiche Informationsstellen bestätigen die Einführung digitaler Belege ab 1. Oktober 2026 ohne Betragsgrenze.
Temporäre Beleglotterie 2026 bis 2029
Noch nicht beschlossen wurde die geplante Beleglotterie. Zwischen Oktober 2026 und Ende Dezember 2029 soll eine solche eingeführt werden, um Konsumentinnen und Konsumenten dazu zu motivieren, Belege aktiv entgegenzunehmen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Barumsätze korrekt in der Registrierkasse erfasst werden. Vorgesehen sind monatlich 100 Gewinne zu jeweils 2.500 Euro sowie zweimal jährlich Bonusziehungen mit zwei Gewinnen zu je 250.000 Euro. Die Gewinne wären steuerfrei, teilnehmen dürften nur Belege, die der Registrierkassensicherheitsverordnung entsprechen.
Praxis und Compliance: Was der aktuelle Betrugsfall zeigt
Ende Jänner 2026 hat die Steuerfahndung einen umfangreichen Registrierkassenbetrug in der Gastronomie aufgedeckt. Mit Hilfe einer Manipulationssoftware wurden Buchungen nachträglich gelöscht, insbesondere bei Barzahlungen ohne Beleg. Der Schaden liegt laut Finanzministerium im mehrstelligen Millionenbereich. Es gab über 50 Hausdurchsuchungen und rund 20 Beschuldigte. Der Fall zeigt deutlich, wie wichtig eine ordnungsgemäße Belegerteilung und funktionierende Registrierkassensicherheit ist.
Konsequenzen für Betriebe
Aufgrund aktuell verstärkter Überprüfung durch die Finanz gilt es umso mehr, die Belegerteilungspflicht einzuhalten. Belege sollten immer erstellen und ausgegeben werden. Durch die neuen digitalen Möglichkeiten können abweichen vom Papierbeleg auch digitale Varianten gewählt werden. Zudem müssen die Kassensysteme aktuell gehalten werden, insbesondere im Bereich Signatur und Siegelerstellung sowie RKSV Konformität um Manipulationsrisiken minimieren.
Der Betrugsfall belegt, dass fehlende Belege oder das Nichtanfordern von Belegen, Manipulationen begünstigen können.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
- Ab Jänner 2026:
- Prüfen, ob die erhöhte Grenze von 45.000 Euro gemäß Barumsatzverordnung greift, etwa für Marktstände, Straßenverkauf, Hütten oder Buschenschank.
- Dokumentationsprozesse entsprechend anpassen.
- Bis Oktober 2026:
- Mit dem Kassenanbieter klären, wie die digitale Beleganzeige, zum Beispiel über einen QR Code oder Link am Display, technisch umgesetzt wird.
- Prozessbeschreibungen und Mitarbeiterschulungen aktualisieren.
- Sicherstellen, dass ein Papierbeleg jederzeit ausgedruckt werden kann.
- Compliance stärken:
- Regelmäßige Systemupdates durchführen.
- Prüfprotokolle pflegen und klare interne Richtlinien zur Kassenführung festlegen.
- Bei Auffälligkeiten rasch reagieren und Belege stets aktiv anbieten, um Verdachtsmomente zu vermeiden und Prüfungsrisiken zu reduzieren.
Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung – Ihre Ansprechpartner!