Steuerliche Behandlung von Repräsentationsaufwendungen (insbes. Bewirtungskosten)

Mag. Konstanze Ranacher, MSc

Die steuerliche Behandlung von Repräsentationsaufwendungen ist für Unternehmen von hoher praktischer Bedeutung. Besonders Bewirtungsaufwendungen werfen häufig Fragen auf und können im Rahmen von Betriebsprüfungen zu wesentlichen steuerlichen Konsequenzen führen, einschließlich der Aberkennung als Betriebsausgabe und des Verlusts des Vorsteuerabzugs. In schwerwiegenden Fällen kann sogar ein Finanzstrafverfahren eingeleitet werden.

Allgemeines zu Repräsentationsaufwendungen

Repräsentationsaufwendungen iSd EStG (und KStG), sind grundsätzlich steuerlich nicht abzugsfähig. Darunter sind Ausgaben zu verstehen, die zwar im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, jedoch gleichzeitig repräsentativen Charakter aufweisen und geeignet sind, das gesellschaftliche Ansehen des Steuerpflichtigen zu fördern. Typische Beispiele sind Aufwendungen für Theaterbesuche, gesellige Zusammenkünfte und Geschenke an Kunden.

Auch Bewirtungskosten fallen unter diese Regelung, sofern sie der Repräsentation dienen. Sofern Bewirtungsaufwendungen der Werbung dienen und die betriebliche Veranlassung im Vordergrund steht, können derartige Repräsentationsaufwendungen zur Hälfte abgezogen werden. Bewirtungskosten ohne repräsentativen Charakter sind grundsätzlich vollständig abzugsfähig.

Ertragssteuerliche Kategorien von Bewirtungsaufwendungen

Die steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten kann in drei Kategorien unterteilt werden:

1. Vollständig abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen (EStG/KStG: 100 % abzugsfähig):

1. • Bewirtungskosten, die unmittelbar Bestandteil einer Leistung sind oder in engem Zusammenhang damit stehen (z.B. Verpflegungskosten während einer Schulung).
   • Bewirtungskosten mit überwiegend Entgeltcharakter oder nahezu ohne Repräsentationskomponente.

2. Zur Hälfte abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen (EStG/KStG: 50 % abzugsfähig):

1. • Bewirtungskosten mit eindeutigem Werbezweck, bei denen die betriebliche Veranlassung überwiegt (z.B. Bewirtung bei Bilanzpressekonferenzen oder betrieblicher Informationsveranstaltungen).

3. Nicht abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen (EStG/KStG: 100 % NICHT abzugsfähig):

1. • Kosten für Bewirtungen, die hauptsächlich der Repräsentation dienen (z.B. Arbeitsessen nach einem erfolgreichen Geschäftsabschluss oder Bewirtungen bei gesellschaftlichen Veranstaltungen).
   • Feiern wie z.B. Dienstjubiläen, Geburtstagsfeiern, zu denen auch Kunden, Berufskollegen und Mitarbeiter eingeladen sind, da sie der privaten Sphäre zuzuordnen sind.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Für die umsatzsteuerliche Beurteilung ist die ertragsteuerliche Bewertung maßgeblich. Bewirtungsaufwendungen, die ertragsteuerlich abzugsfähig sind, berechtigen auch zum Vorsteuerabzug. Nicht abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen gelten umsatzsteuerlich als „nicht für das Unternehmen“ ausgeführt, weshalb der Vorsteuerabzug ausgeschlossen bleibt.

Praxistipp

Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen ist oft ein strittiges Thema bei abgabenbehördlichen Prüfungen. Solche Kosten entstehen, wenn ein Unternehmer Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter bei Geschäftsessen, Sitzungen oder anderen Veranstaltungen bewirtet. Da diese Ausgaben für ein Unternehmen beträchtlich sein können, sollte für die Anerkennung der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe ggf. die Berücksichtigung des Vorsteuerabzug eine detaillierte Dokumentation in folgender Form erfolgen:

• Datum der Bewirtung,
• Anlass der Bewirtung,
• Produkt- und Leistungsinformationen, die dargelegt wurden, sowie die Eignung dieser Informationen, potenziell zu (neuen) Geschäftsabschlüssen zu führen,
• Rechnungsaussteller (zB das Restaurant, in dem die Bewirtung stattgefunden hat, oder das Cateringunternehmen, das für die Bewirtung gesorgt hat),
• Höhe der Aufwendungen oder Ausgaben, die durch die Bewirtung angefallen sind (dieser Betrag sollte zudem mittels Rechnung belegbar sein),
• Teilnehmende Geschäftspartner
  • Vorname und Nachname,
  • Unternehmen (insb bei Arbeitnehmern oder Vertretern von Geschäftspartnern),
  • Position (in welcher Eigenschaft war diese Person anwesend),
  • Beabsichtigtes Geschäft, das aufgrund der Bewirtung abgeschlossen werden könnte, oder tatsächlich realisiertes Geschäft, das (zumindest mittelbar) aufgrund der Bewirtung abgeschlossen wurde (inkl Datum des Geschäftsabschlusses).

Eine sorgfältige Vorbereitung und Dokumentation können helfen, steuerliche Nachteile zu vermeiden und die Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten sicherzustellen. Ein tatsächlicher Geschäftsabschluss infolge der Bewirtung ist jedoch nicht erforderlich, um diese steuerlich anerkennen zu lassen. Der Steuerpflichtige kann die Nachweise in beliebiger Form erbringen, beispielsweise durch einen Vermerk auf dem Beleg. Wichtig ist jedoch, dass für jede einzelne Bewirtung ein separater Nachweis erbracht wird.

Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung  – Ihre Ansprechpartner!

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