Wichtige Neuerung bei FinanzOnline: Elektronische Zustellung jetzt auch für Kleinunternehmer
2-Faktor-Authentifizierung
Ab 01. Oktober 2025 ist der Login mittels 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) verpflichtend durchzuführen. Das bisher hinterlegte Testfenster kann daher nur noch bis 01. Oktober 2025 übersprungen werden, ab dann geht das nicht mehr.
Diese Änderung betreffen all jene, die nicht die ID Austria zum Login in FON nutzen. All jene, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, müssen ab dem 01. Okboer 2025 einen zweiten Faktor für den Login nutzen. Dieser wird in einer Authenticator-app (zB Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Apple Passwörter) angezeigt. Authenticator Apps sind auch für den Computer erhältlich. Es muss also nicht zwingend ein Handy benutzt werden. Unter folgendem Link finden Sie weiterführende Informationen des BMF:
https://www.bmf.gv.at/public/informationen/2fa.html
Sollten Sie noch keinen Zugang zu Finanzonline haben und auch keine ID Austria besitzen, so können Sie mit dem Anmeldeformular FON1 persönlich beim Finanzamt oder nach Übermittlung per Post oder Fax via RSa-Brief Zugangsdaten bekommen. Wir können Ihnen bei der Anmeldung helfen. Unter folgendem Link finden Sie weiterführende Informationen des BMF:
https://www.bmf.gv.at/services/finanzonline/informationen-fuer-buerger/anmeldung-buerger.html
Neue Zugangsdaten erhalten Sie ebenso mittels des Formulars FON1. Haben Sie nur Ihr Passwort vergessen, so kann in der Login-Maske auf den Button „Passwort vergessen“ geklickt werden.
Nach dem dritten Login-Versuch mit falschen Zugangskennungen erfolgt eine automatische Sperre, die unter dem Punkt „Passwort vergessen/gesperrt“ online aufgehoben werden kann.
Elektronische Zustellung jetzt auch für Kleinunternehmer
Ab 1. September 2025 erfolgt die Zustellung von Schriftstücken an alle Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind, ausschließlich elektronisch über FinanzOnline. Das bedeutet: sobald ein Dokument im FinanzOnline-Posteingang abrufbar ist, gilt es grundsätzlich als rechtswirksam zugestellt – unabhängig davon, ob und wann Sie es tatsächlich öffnen. Ab dem Zeitpunkt der Zustellung beginnen alle Fristen zu laufen.
Wer ist betroffen?
Diese Neuerung betrifft alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen müssen. Dazu zählen nun auch Kleinunternehmer, die auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben.
Ausgenommen sind nur Kleinunternehmer, die umsatzsteuerlich komplett befreit sind und keine Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer ausweisen.
So bleiben Sie informiert
Um keine wichtigen Mitteilungen zu verpassen, sollten Sie in FinanzOnline unbedingt:
- Eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegen
- Die Benachrichtigungsfunktion aktivieren
Dadurch erhalten Sie eine automatische Information, sobald ein neues Schriftstück in Ihrem Posteingang bereitliegt. Wichtig: Die tatsächliche Zustellung gilt auch dann als erfolgt, wenn keine E-Mail hinterlegt ist oder Sie keine Benachrichtigung erhalten haben.
Zustellvollmacht bleibt gültig
Eine gültige Zustellvollmacht für Ihre Steuerberatungskanzlei bleibt weiterhin bestehen. Bestimmte wichtige Schriftstücke (z. B. Mahnungen, Vollstreckungsbescheide) werden jedoch unabhängig davon direkt an die Databox des Steuerpflichtigen zugestellt.
Fazit
Mit diesen Änderungen wird die Kommunikation mit dem Finanzamt digitaler, sicherer und verbindlicher. Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig Ihre Einstellungen in FinanzOnline zu überprüfen und sich mit der 2-Faktor-Authentifizierung vertraut zu machen.
Für Fragen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung – Ihre Ansprechpartner!
Quelle: KSW – Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüferinnen